BPM-системы: как автоматизировать бизнес-процессы и повысить эффективность компании

Почему одни компании тратят 3 дня на согласование договора, а другие – 3 часа? Секрет – в грамотном управлении процессами.

BPM-система – это цифровой «дирижёр» вашего бизнеса, который автоматизирует рутину, контролирует каждый этап работы, сокращает затраты времени и денег.

В этой статье – без сложных терминов и воды:

• Как устроена BPM-система «под капотом»;

• Преимущества для бизнеса;

• Чек-лист для внедрения в вашей компании.

Что такое BPM и зачем он нужен?

Business Process Management (BPM) – это методология управления бизнес-процессами, направленная на их анализ, автоматизацию и постоянное улучшение. BPM-система – это программное решение, которое помогает компаниям:

• Стандартизировать процессы (например, согласование договоров или обработка заказов).

• Автоматизировать рутинные задачи (отправка уведомлений, маршрутизация задач).

• Контролировать эффективность работы (анализ времени выполнения, выявление узких мест).

Сравнение: BPM vs CRM vs ERP

Важно: BPM дополняет CRM/ERP, а не заменяет их. Например, BPM может автоматизировать процесс одобрения скидки из CRM.

Преимущества внедрения BPM

• Скорость выполнения задач. Автоматизация сокращает время процессов

• Снижение количества ошибок. Исключается «человеческий фактор» (например, забыли отправить документ).

• Прозрачность процессов. Все этапы фиксируются в системе. Можно отследить, кто и сколько времени потратил на задачу.

• Масштабируемость. Готовые шаблоны процессов можно быстро адаптировать под новые задачи.

Как устроена BPM-система

Пошаговая инструкция по внедрению BPM-системы

Внедрение BPM — это не просто установка ПО, а трансформация бизнес-процессов. Разберем этапы, которые помогут избежать типичных ошибок и добиться быстрого результата.

Этап 1. Аудит и выбор процессов для автоматизации

Что делать:

1. Составьте список ключевых процессов (например, согласование договоров, обработка заказов, HR-документооборот).

2. Выявите «болевые точки». Где чаще всего случаются задержки? Какие процессы требуют ручного ввода данных? Где больше всего ошибок?

3. Изучите метрики для анализа: время выполнения процесса (например, 5 дней на согласование документа), количество вовлеченных сотрудников, стоимость (трудозатраты + прямые издержки).

Этап 2. Выбор BPM-системы

Критерии выбора:

• Тип решения: облачное (быстрое внедрение, подписка), on-premise — для строгих требований к безопасности.

• Интеграция: поддержка API, совместимость с вашей CRM/ERP.

• Сложность настройки: low-code (для бизнес-пользователей) или требующая разработчиков.

Совет: запросите демо-версии у 2–3 вендоров и проведите тест на пилотном процессе.

Этап 3. Пилотный проект

Как реализовать:

1. Выберите 1–2 простых процесса (например, заявки на отпуск или закупку канцелярии).

2. Настройте схему в BPM-системе.

3. Запустите на 2–4 недели с реальными пользователями.

Что оценивать:

• Сократилось ли время выполнения?

• Удобен ли интерфейс для сотрудников?

• Возникли ли проблемы с интеграцией?

Этап 4. Полномасштабное внедрение

Сначала обучите сотрудников. Тут поможет базовый курс для всех пользователей и углубленный тренинг для администраторов системы.

Дальше настройте мониторинг: дашборды с KPI (время выполнения, процент ошибок), оповещения о сбоях (например, зависшая задача). Постепенно добавляйте новые процессы (1–2 в месяц).

Внимание! Типичные ошибки: попытка автоматизировать всё сразу, что приводит к перегрузке сотрудников, а также игнорирование обратной связи от пользователей.

Этап 5. Постоянная оптимизация

Что делать:

• Анализируйте отчеты системы. Отслеживайте, где остаются узкие места.

• Тестируйте улучшения (например, сокращение этапов согласования).

• Обновляйте процессы при изменениях в бизнесе (новые регламенты, продукты).

Обзор российских BPM-систем: ТОП-5 решений для бизнеса в 2025 году

Российский рынок BPM-систем предлагает решения для автоматизации процессов — от гибких low-код платформ до комплексных ERP-интегрируемых систем. Представляем лучшие варианты для компаний разных масштабов и отраслей.

Digital Q.BPM (Диасофт)

Для кого: крупные предприятия (банки, телеком, госсектор).

Ключевые особенности:

• Микросервисная архитектура — процессы разбиваются на независимые модули для масштабируемости.

• Полная поддержка BPMN 2.0 и DMN — визуальное моделирование сложных процессов.

• Встроенный Process Mining — анализ узких мест на реальных данных.

• Интеграция через REST API — совместимость с 1С, SAP, CRM.

Платформа Digital Q.BPM от компании «Диасофт» представляет собой программное решение для управления, улучшения и автоматизации бизнес-процессов организаций с использованием технологий low-code. Эта система входит в состав общей экосистемы цифровых преобразований Digital Q и обеспечивает организации возможность эффективно настраивать и контролировать работу различных подразделений и внешних партнеров благодаря своей современной микросервисной архитектуре.

Основные преимущества платформы включают поддержку как централизованного, так и распределенного подхода к управлению процессами, позволяющего делить крупные задачи на отдельные микросервисы. Такой подход значительно улучшает устойчивость системы, её масштабируемость и общую производительность. В дополнение к этому, платформа оснащена инструментами для анализа процессов, их разработки и тестирования, а также средствами для мониторинга и аналитической обработки данных, что позволяет быстро адаптироваться к изменениям и повышать операционную эффективность компаний.

Кроме того, в платформе реализованы удобные средства визуального проектирования бизнес-процессов согласно стандартам BPMN 2.0 и поддержки правил принятия решений в формате DMN. Эти инструменты позволяют пользователям совместно разрабатывать модели процессов в режиме реального времени, сокращая время на внесение изменений и проведение тестов. Интеграция мощных механизмов мониторинга и анализа деятельности способствует быстрому обнаружению проблемных зон и улучшению ключевых показателей производительности бизнеса.

Цифровая платформа Digital Q.BPM предоставляет детальные отчёты о выполнении всех этапов бизнес-процессов, включая данные о возможных отклонениях от заданных целей (KPI), возникающих инцидентах и параметрах окружения. Она также легко интегрируется с другими корпоративными системами посредством REST API и поддерживает автоматическое обновление версий процессов, делая её оптимальным выбором для больших компаний, заинтересованных в повышении оперативности и успешности своей цифровой трансформации.

ELMA365

Для кого: средний и крупный бизнес (производство, логистика, ритейл).

Преимущества:

• Low-code платформа — настройка процессов без программистов.

• Готовые отраслевые решения — шаблоны для HR, документооборота, закупок.

• Мобильное приложение — управление задачами из любой точки.

• Аналитика в реальном времени — дашборды с KPI.

ELMA365 — это программа для автоматизации рабочих процессов предприятия, работающая в облаке и основанная на технологии low-code. То есть, пользоваться ей могут даже сотрудники без опыта программирования. Система позволяет легко настроить и изменить любые рабочие процессы прямо в графическом редакторе, а также связывается с другими приложениями и сервисами вашей компании.

Одним из главных плюсов ELMA365 выступает поддержка стандарта BPMN 2.0, что позволяет детально описать и отладить бизнес-процессы. Приложение помогает упростить рутинные дела вроде согласования документов, постановки задач сотрудникам и общения внутри команды. Вы можете получать отчетность и видеть статистику выполнения заданий, вовремя замечая проблемы и задержки.

Главная особенность программы — простота настройки и отсутствие необходимости глубоко разбираться в коде. Поэтому ею удобно пользоваться не только программистам, но и обычным сотрудникам компании, таким как менеджеры и руководители отделов. Через мобильное приложение можно следить за работой удаленно, находясь вне офиса. Кроме того, в ELMA365 есть шаблоны готовых решений для разных видов бизнеса, что облегчает внедрение системы в вашу компанию.

Тем не менее, если вам нужны действительно сложные настройки, иногда всё же потребуется помощь специалиста-программиста.

Первая Форма BPM

Для кого: для крупного и среднего бизнеса.

Плюсы:

• Low-code настройка без программистов.

• Интеграция с любыми системами по API.

• Настройка процессов под потребности клиента с учётом отраслевой специфики.

• Возможность настроить все процессы в одном решении — от ВСК и мессенджера до CRM и управления проектами.

• Полнофункциональное мобильное приложение.

• ИИ-агенты для автономного выполнения задач.

«Первая Форма» — low-code BPM-система для автоматизации документооборота, управления проектами, продажами, закупками, кадровыми процессами и корпоративными коммуникациями. С её помощью можно создать цифровые рабочие места и заменить иностранный софт (MS Project, Teams, Sharepoint, Jira и другие).

Платформа подходит для крупных и средних компаний из разных отраслей: производственных организаций, госучреждений, торговых сетей, холдингов и так далее. Процессы можно гибко настроить под специфику конкретно вашей организации.

Основное преимущество системы — простота настройки за счёт low-code конструктора. В апреле 2025 года на платформе обновили админ-панель, сделав систему ещё более доступной для развития без привлечения программистов.

Пользоваться системой можно через браузер или мобильное приложение, обладающее той же функциональностью, что и веб-версия. Решение легко подключить к другим программам, которыми пользуется ваша компания, (например, 1С) и создать единое рабочее место для всех сотрудников. Всё сделано так, чтобы упростить повседневную деятельность и автоматизировать рутину.

Главное достоинство системы — удобный интерфейс, который быстро осваивается новичками. Также на платформе много возможностей, связанных с искусственным интеллектом (ИИ): настройка виртуальных сотрудников или ИИ-агентов, AI-поиск и так далее.

«Первая Форма» подойдет большинству средних и крупных компаний, которым важна быстрая настройка и удобство эксплуатации. Решение входит в реестр ПО Минцирфы и занимает лидирующие позиции во многих российских рейтингах.

BPMSoft (БПМСофт)

Для кого: финансовый сектор, страхование, производство.

Преимущества:

• Встроенная CRM — объединяет продажи и процессы.

• Омниканальность — единое пространство для клиентских обращений.

• Предиктивная аналитика — прогнозирование сроков выполнения задач.

• Соблюдение SLA — автоматический контроль сроков.

BPMSoft BPM — это универсальная платформа для быстрого запуска автоматизированных бизнес-процессов практически в любой сфере: от банков и страховых компаний до заводов и магазинов. Особенность системы заключается в том, что она создана специально для тех, кто хочет экономить время и деньги на разработку приложений и настройку внутренних процессов.

С помощью простого конструктора, построенного на стандарте BPMN, пользователи сами могут нарисовать схему своего процесса, добавить необходимые этапы и шаги, без участия программистов. Дополнительно BPMSoft включает полезные инструменты для ведения продаж и маркетинга, следит за выполнением сроков и качеством услуг, а также объединяет каналы связи с клиентами.

Преимущества BPMSoft заключаются в простоте освоения и быстроте внесения изменений в процессы. Даже обычный сотрудник сможет создать новый рабочий процесс, проанализировать, насколько эффективно он работает, и внести нужные правки. Помимо этого, система прекрасно взаимодействует с другими программами, используемыми предприятием, и даёт точные данные о работе сотрудников, помогая руководству лучше понимать, что именно тормозит развитие компании.

Также стоит отметить высокий уровень защиты личных данных и соответствия российским законам, что крайне важно для финансовых учреждений и медицинских организаций. Таким образом, BPMSoft идеально подойдёт компаниям, которые хотят быстрее запускать новые проекты, эффективнее решать ежедневные задачи и минимизировать расходы на IT-инфраструктуру.

Comindware BAP 4

Для кого: крупные компании с гибридными процессами.

Особенности:

• Управление кейсами (Case Management) — для нестандартных сценариев.

• Гибкая аналитика — настраиваемые отчеты под любые метрики.

• API-first подход — легкая интеграция с legacy-системами.

Comindware BAP 4 — это система, которая помогает бизнесу организовывать, автоматизировать и отслеживать внутренние процессы, используя общепринятые стандарты, такие как BPMN 2.0. Главное отличие от классических решений состоит в том, что эта платформа дает возможность не только строго следовать заранее установленным правилам, но и свободно обрабатывать нестандартные ситуации и случаи.

Главным преимуществом Comindware выступает то, что с ней можно работать без глубокого знания программирования. Вместо того чтобы постоянно обращаться к программистам, сотрудники сами могут менять и настраивать процессы, создавая формы и налаживая связь с другими системами простым способом. Так удается существенно ускорить внедрение новых идей и снизить нагрузку на ИТ-службу.

Эта система удобна и тем, что позволяет наглядно увидеть, как работают разные подразделения и где возникают сложности. Если какой-то участок замедляет общий ход работы, можно быстро выявить проблему и исправить ситуацию. Еще одна полезная функция — объединение всей необходимой информации из разных источников в одном месте, что избавляет от необходимости прыгать между разными приложениями и сайтами.

Важная черта Comindware — возможность непрерывно улучшать существующие процессы. Платформа дает свободу регулярно модернизировать и адаптировать бизнес-задачи, учитывая особенности конкретной компании.

Кому особенно полезен BPM?

• Банки и страхование — автоматизация проверок, скоринга.
• Логистика — контроль сроков доставки, маршрутов.
• Производство — управление заказами, закупками.
• Госсектор — прозрачность документооборота.

BPM — это система для постоянного улучшения бизнеса. Внедрение сокращает издержки, ускоряет работу и делает процессы управляемыми. Начните с малого, измеряйте результат и масштабируйте успешные решения. Эксперты «МК Компани» помогут подобрать решение под ваши задачи.